Organiser les documents de vos sous-traitants
Un bon suivi ne commence pas par une longue liste de fichiers. Il commence par un dossier lisible, des responsabilités claires et des données limitées à ce qui est réellement nécessaire.
- Une pièce attendue porte un nom, un statut et, si utile, une échéance.
- Réception, examen et contrôle d’authenticité sont trois actions distinctes.
- L’historique indique qui a demandé, reçu et examiné une pièce.
- La liste documentaire doit être adaptée au contrat et au secteur.
Les informations utiles dans un dossier
Regroupez l’identité de l’entreprise, le contact, les pièces attendues, la date de demande, la date de réception, le statut d’examen et la prochaine échéance. Ajoutez une note de décision seulement lorsqu’elle aide l’équipe à comprendre la suite.
Le RGPD invite à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires. La CNIL détaille le principe de minimisation des données et recommande de définir des durées de conservation adaptées .
Un flux que toute l’équipe peut relire
- Créer le dossier du sous-traitant.
- Choisir les pièces adaptées à la relation.
- Partager une demande et un canal de dépôt dédié.
- Examiner chaque dépôt et consigner la décision.
- Planifier la prochaine action utile.
SousTraitantOK rassemble ces étapes et leur chronologie. Le sous-traitant peut déposer sans compte ; l’entreprise conserve la responsabilité de l’examen.
Adapter la checklist à la situation
Pour certains contrats avec un cocontractant établi en France, l’article D8222-5 du Code du travail vise notamment une attestation sociale de moins de six mois et, selon la situation, un justificatif d’immatriculation.
Cette liste n’est pas universelle : pays d’établissement, secteur, montant, nature du contrat et exigences propres au chantier peuvent modifier les pièces utiles. Faites valider votre checklist avant de l’utiliser comme référentiel.
Sources officielles
Liens consultés pour préparer cette page. Vérifiez leur version au moment d’une décision.