Relancer les documents sans perdre l’historique
Une relance utile indique une pièce, un destinataire, une échéance et l’action attendue. Elle évite le message générique et permet à un collègue de reprendre le dossier.
- Priorisez les pièces expirées, proches de l’échéance ou jamais reçues.
- Conservez la date et le résultat de chaque rappel.
- Arrêtez les séquences lorsque le dossier change d’état.
- N’envoyez un email réel qu’après configuration et validation.
Commencer par les dossiers qui exigent une action
Séparez les pièces manquantes, à examiner, proches de leur échéance et expirées. La priorité dépend ensuite du contrat, du chantier et de votre procédure interne.
Pour l’attestation de vigilance concernée par les règles applicables, la périodicité semestrielle décrite par l’Urssaf fournit un repère. Elle ne transforme pas l’email de rappel en obligation juridique autonome.
Une demande courte et traçable
Nommez la pièce, expliquez l’échéance attendue et utilisez un lien de dépôt personnel. Évitez de joindre ou recopier des données inutiles dans l’objet ou le corps du message.
Dans SousTraitantOK, les emails réels restent désactivés tant qu’un fournisseur, un expéditeur valide et le coupe-circuit d’envoi ne sont pas configurés. La prévisualisation permet de relire le contenu avant activation.
Informer les personnes concernées
Lorsqu’un formulaire ou un message collecte des données personnelles, fournissez une information claire sur l’organisme, les finalités, les destinataires, la durée de conservation et les droits. La CNIL propose une méthode pour informer les personnes .
Gardez également une liste d’opposition distincte si le canal est utilisé pour de la prospection. Les relances documentaires liées à un dossier ne doivent pas être réutilisées silencieusement à d’autres fins.
Sources officielles
Liens consultés pour préparer cette page. Vérifiez leur version au moment d’une décision.